Галактика в вопросах и ответах

На оборотной стороне авансового отчета следует указывать перечень ВСЕХ приложенных к нему документов (с номерами и датами). Например, сотрудник принес к авансовому отчету 10 чеков с 10-ти стоянок служебной а/м, 2 ж/д билета и еще пару квитанций за телефон. Вот все они и должны быть перечислены в А/О.
Кто как решает подобную проблему? Поделитесь опытом и советами.


P.S. Есть мысль подвязывать А/О к ДО, и в ДО перечислять в спецификации виды расходов (ТЕЛЕФОН, СТОЯНКА, ...), указывая в расширенной информации по каждой позиции в поле "Номер ж/д квитанции" такие слова "чек №012345". Либо слово "чек", как и другие виды документов выбирать в поле "Способ определения веса".

Дело в том, что тут действительно Галактика работает не так как надо, на обратной стороне стандартной формы печатается перечень проводок под видом документов. Выход из такого положения действительно в привязке ДО к авансовому отчету, а к ДО уже могут быть привязаны сопроводительные документы, реестр которых и нужно печатать(если полностью соблюдать бизнес-процесс, то делать надо именно так). Форму мне пришлось дорабатывать, но ее можно сделать и в присоединенке, на основе прототипа. В привязке к ДО есть еще один положительный момент: когда формируются проводки с 71-го счета на 10 или затратные счета напрямую,то сформировать их без спецификации со всеми признаками практически невозможно, а ДО и дает выход на спецификацию.

Тоже давно интересует - кто как изворачивается.
1. Командировки
Чтобы вывести в АО по каждому документу отдельную запись, логично было бы заполнить спецификацию АО. Наименования расходов (с привязанными к ним ТХО) выбираются из заранее подготовленного каталога:
а) проездной билет Урюпинск-Москва
б) постельные принадлежности
в) проживание в гостинице
г) проездной билет Москва-Урюпинск
д) постельные принадлежности
е) суточные
и т.д.
Поначалу удобно, т.к. проставляешь только количество дней суточных, ну и стоимость билетов и квитанций. Но. После запуска функции "Формирование хозопераций" по спецификации одинаковые проводки (и соответственно строчки в АО) сворачиваются.
Что неприемлемо. Может быть и можно где-то отключить это сворачивание. Не нашли. А посему пришлось вводить командировочные также, как и хозрасходы (пункт 2).
2. Хозрасходы
Сколько документов, столько и хозопераций.
В общем случае заранее подготовленные ТХО с заполненным полем "содержание", например ТХО "Почтовые расходы", где в содержании "почтовые расходы по квитанции ГОС-". После простановки суммы и привязки ТХО переходим в "содержание" и добавляем номер отделения связи. Еще пример: ТХО "Оплата канцтоваров". В содержании - "Канцтовары по чеку". После привязки ТХО в содержании дописывается контрагент. и т.д.
Если есть ДО, то вяжемся к нему. Общая схема та же.
Далее выходим из "Хозопераций" в основное окно отчета и в нижнем фейсе с проводками в поле "дата отчета" проставляются реальные даты документов. Они попадут в соответствующее поле на второй стороне АО.
Остается поле "номер документа". Ввести негде. Такого поля нет ни в анкетной форме, ни в печатной (в исходнике оно пустое). Так что приходится вводить ручками непосредственно перед печатью, естественно без сохранения в БД.

to Деинис
Насчет использования спецификации ДО, расширенной информации в нем, доп. полей и т.п. не совсем понятно... как затем информацию оттуда перетаскивать в анкетную и печатную форму АО

Для командировочных расходов в Гал-ке есть готовая технология. Модуль "Касса"-Приказы на командировки. Сначала здесь оформляется и распечатывается приказ, командировочное удостоверение, служ.задание. Затем, когда сотрудник сдаст отчет - входит в тот же приказ, наводит курсор на сотрудника и жмем кнопку "предварительный расчет" . Там и заносим перечень представленных документов. Предварительно делаем настройку "Касса"-Н-Нормативные значения расходов (это отдельный разговор). После заполнения "предварительного расчета", жмем кнопку "авансовый отчет" и система сама формирует АО. После этого переходим в АО, заполняем назначение платежа, жмем кнопку "спецификация". На открывшемся окне запускаем функцию "формирование хозопераций". АО готов, причем с проводками и с автоматическим расчетом превышений по суточным и проживанию. Вот так вкратце.

Все так и есть - никто не спорит. Но смысл вопроса Деиниса был:
"... указывать перечень ВСЕХ приложенных к нему документов (с номерами и датами)..."
Так вот оформление командировочных по указанной технологии (через спецификацию) удобно, но после запуска ф-ии "Формирование хозопераций" однотипные проводки сворачиваются. Если, к примеру, было внесено 10 проездных документов, то строчка в АО получится только одна. А это опять не то.

Большое спасибо всем за участие. Оказана неоценимая помощь в составлении письма в техподдержку.
Расшариваю ответ техподдержки.
Вначале само письмо:

Здравствуйте, уважаемые сотрудники техподдержки Новый Атлант!



В нашей организации возникла необходимость привести в соответствие электронный документ «Авансовый отчет» с его бумажной унифицированной формой № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Согласно этому постановлению:

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете



Например:

Авансовый отчет №123 от 01/06/2004 г.

№ п/п
Первичный документ
Наименование расхода
Сумма расхода
Дебет

счета, субсчета

Дата
Номер
по отчету
принятая к учету

1
20/05/2004
ВФ-65909
Квитанция за стоянку а/м ЗАО «ОХРАНА СТОЯНОК»
100,00
100,00
10.01

2
25/05/2004
365453541
Чек ККМ ООО «ГРИГОРЬЕВА»
56,40
56,40
26.01




В действительности же, при распечатке авансового отчета из БД «Галактика» на обратной стороне стандартной формы печатается перечень проводок под видом документов. При этом графы «Дата первичного документа» и «Номер первичного документа» - пустые, а в графу «Наименование расхода» вместо типа документа и названия организации выводится содержание проводки.



Выходят из этой ситуации по-разному:

1. В качестве перечня документов печатаются сопроводительные документы, связанные с ДО из авансового отчета

2. Спецификация ДО сама по себе содержит перечень документов в виде МЦ и Услуг:

- АВИАБИЛЕТЫ

- Ж/Д БИЛЕТЫ

- КВИТАНЦИЯ ЗА СТОЯНКУ А/М

- ЧЕК ЗА СТОЯНКУ А/М

…

В качестве перечня документов печатается спецификация ДО.

3. Спецификация Авансового отчета содержит внесенный вручную перечень документов (заполняется по клавише «F7», при этом необязательно выбирать статью расхода из существующей, название можно внести и вручную, например «Ж/Д БИЛЕТ №123 от 01/05/2003г.»)

В качестве перечня документов печатается спецификация АО



Везде есть свои плюсы и минусы.

Например, минус первого варианта – не ясен тип документа (что это – квитанция, чек ККМ, или какой другой первичный документ???). Поле «Примечание» сопроводительного документа может быть уже заполнено своей информацией и места для вписывания туда типа документа может не остаться. К тому же как набирать тип документа? Вручную? Со всевозможными грамматическими ошибками? Кроме этого, если по АО 20 первичных документов заводить на каждый свою накладную – просто невозможно, слишком большая нагрузка ложится на бухгалтера.

Минусы второго варианта – имея название типа документа (в виде названия МЦ) некуда вписывать его номер и дату. Кроме того, согласитесь, не вполне корректно вносить, например, чек за стоянку в виде спецификации. Сотрудник приобрел не «чек за стоянку а/м», а услугу «стоянка а/м».

Минусы третьего варианта в том, что бухгалтер все время вручную набирает на клавиатуре тип документа. Он может его не писать, а выбирать из списка норм расходов. Но такие вещи, как оплата стоянки, авиабилеты и проч. – они НЕ нормируются! Тип документа – это НЕ норма расходов!!! Можно, конечно, этим поступиться и заполнять тип первичного документа выбором из списка норм, но куда вписывать номер первичного документа? Если в то же самое название (дописывать ручками), то как потом в присоединенной форме отличить номер документа от его названия? Ведь номер и дата первичного документа указываются в отдельных графах. Кроме того, даже если пользователь заполнил спецификацию АО списком первичных документов, если запустить автоматическое формирование ХозОпераций по заполненной спецификации АО, заполненные статьи расходов сворачиваются в одну ХозОперацию, если у этих статей одна и та же ТХО. И как определить в присоединенной форме, к какой ХозОперации (SoprHoz) относится та или иная позиция спецификации (RashDoc)? Определять это необходимо, поскольку надо понять, какие именно проводки были сделаны по этому первичному документу (по записи в RashDoc).



Наши предложения:

1. В БД хранить список типов первичных документов для АО (например, в той же самой таблице NormRash – «Классификация норм расходов»), например «ЧЕК ККМ», «КВИТАНЦИЯ НА ОПЛАТУ СТОЯНКИ А/М», …

Пользователь должен иметь возможность пополнять этот список

2. Хранить в БД список первичных документов в спецификации АО (таблица RashDoc): тип документа выбирается из таблицы NormRash, номер заносится, например в поле RashDoc.NomKvit, дата заносится, например, в поле RashDoc.DatePay.

3. Предоставить пользователю возможность заполнить автоматически список первичных документов к АО (т.е. его спецификацию):

- из спецификации ДО

- или из сопроводительных документов к ДО

Заполнив список документов, например, из спецификации ДО, пользователь должен иметь возможность отредактировать № и дату этих первичных документов

4. При автоматическом формировании ХозОпераций по заполненной спецификации АО свертку ХозОпераций не производить.

5. Формировать присоединенную форму с оборотной стороной АО по спецификации АО (таблица RashDoc). Спецификация АО должна хранить ссылку на ХозОперацию (например, в поле RashDoc.LastUser), чтобы иметь возможность заполнить графу «Дебет счета, субсчета».



Наши вопросы:

1. Если описанные нами проблемы уже решены, сообщите пожалуйста, в какой версии/релизе/патче

2. Если не решены, то сообщите пожалуйста, номер ПИР

3. Используются ли на текущий момент следующие поля БД:

RashDoc.LastUser

RashDoc.NomKvit

RashDoc.DatePay

Приведет ли использование сейчас нами этих полей в своих целях к нарушению целостности данных БД «Галактика»?

А вот и сам ответ:
1. Проблема пока не решена
2.180.889 101.23017 101.19852 101.19315
3. RashDoc.LastUser
RashDoc.NomKvit
RashDoc.DatePay
Поля можно использовать

Как реализовать печать оборотной стороны АО мы пока не решили. С одной стороны выводится информация о прилагаемых документах к АО (номер, дата, наименование документа), с другой стороны сумма и дебет счета. Причем по одному документу может быть сформировано несколько проводок.

Т.е. необходимо каким то образом связать спецификацию АО и обороты.

Мы планируем решать данную проблему следующим образом (версия 8.0):

Добавили в таблицу RashDoc новые поля:

- NoDoc - номер документа
- DateDoc - дата документа
- SchetDoc - Счет
- SubSchDoc - Субсчет

Таблицу RashDoc сделать системной аналитикой. Доработать ТХО для обработки данной аналитике и автоматического определения счета/субсчета при формировании проводок.

Тогда печать ОА можно реализовывать как на основании оборотов (через аналитику находить спецификацию и определять номер ,дату и наименование документа), так и на основании спецификации.

Связь спецификации АО со спецификацией ДО или накладной не планировали.