Организация учета закупок

[sim]

Поделитесь опытом - у кого как организован ввод в Галактику первички по закупкам.
К примеру, имеется производственное предприятие.
Галактика установлена в бухгалтерии, снабжении, ну и в отделе АСУ.
Основной поток по закупкам идет через снабжение, они и вносят свои счета и приходные накладные.
А как быть с:
1. счета на всякие-разные материалы для ремонта, оборудование, компьютеры, канцтовары и прочее для хознужд и развития пр-ва
2. Счета на услуги связи, коммунальные, рекламные и пр. пр.
Кто их вносит в систему?
Варианты:
1. Ответственные за конкретное направление исполнители (но у большинства из них Галактика пока не установлена)
2. Бухгалтерия (если на момент оплаты счета еще не были введены в систему)
3. Отдел АСУ (как самые крайние в такой ситуации)
Какой вариант предпочтительнее?

[Seybukan]

На моей практике как правило занимались вводом бухгалтера.
Чаще всего это был некий Материальный отдел. Собственно который и занимался снабжением.

А вообще смотри по документообороту. То есть куда поступает первичка.

АСУ тут вообще не причем.

А бухгалтерия у вас что только оплату ведет ??? По-моему они должны вести весь учет начиная в первую очередь с количественного и уж ессно суммового.

[dozent]

Привет, SIM!
У нас это организовано так:
1) все счета-фактуры на закупку (ДО на закупку) и платежи по ним заводятся в финансовом отделе, которые отвечают за всю дебиторку и кредиторку. Накладныи и акты они не вводят.
2) на данный момент приходные ордера со склада оформляют экономисты отдела МТС - они вводят накладную на прием ТМЦ и приходуют ее, потом эти накладные снабженцы отдела МТС, связывают с ДО на закупку. Скоро дойдем до того, что функцию ввода приходных накладных и оприходования будут выполнять непосредственно на центральных складах сами кладовщики.
3) акты на услуги формирует бухгалтер-ничего лучше не придумали Просто слишком много различных услуг, чтобы заставлять каждый отдел работать в Галактике...

[sim]

Привет, Доц!

по 1 и 2 пункту:
не совсем понятно, кто вводит спецификацию счета - финотдел или снабженцы отдела МТС?
Может быть так: финотдел при платеже спецификацию упрощает (например до одной строки), а потом МТС, заведя накладную с реальной спецификацией, вяжет ее к ДО с последующей авто-корректировкой этого ДО?
Собственно, этот момент (ввода спецификации) и является самым проблемным. Финотделу она по барабану, и их трудно заставить это делать.
И еще. Как у вас организован процесс контроля полноты ввода в систему входящих на предприятие счетов? Все счета несут в финотдел? Сразу вносят? Или непосредственно в момент оплаты? Ведется ли (врукопашную)какой-то журнал регистрации счетов? Может ставится какая-то пометка на счете (введен в систему)?
Дело в том, что к счету (не СФ, а именно ДО) привыкли относиться как к ненужной бумажке, в которую и пирожок можно завернуть, да и вообще заныкать его без последствий...

[nickmix]

Всем привет!
У нас счета и приходные накладные на все материалы вносят МТС, а на услуге - бухгалтер.

[dozent]

> по 1 и 2 пункту:
> не совсем понятно, кто вводит спецификацию счета - финотдел
Молодец, правильно догадался - финансовый отдел вводят одной строкой, МТС делает так как ты и описал
Финикам спецификация действительно по барабану, поэтому воспользовавшись удачным стечением обстоятельств мы "возложили" обязанности по вводу спецификации в ДО на снабженцев. Каждый снабженец вводит в Галактику "свой" счет.

> И еще. Как у вас организован процесс контроля полноты ввода в
> систему входящих на предприятие счетов? Все счета несут в
> финотдел? Сразу вносят?

Абсолютно все счета проходят через финансовый отдел, они ему присваивают "дату и номер" финансового отдела. Без этой регистрации ни бухгалтерия, ни сбыт никто вообще этот счет не примет в работу.
Журнал регистрации ведется так: в конце дня финансисты распечатывают из Галактики список счетов которые они ввели за день и так каждый день.
Финансисты вводят счета-фактуры именно как ДО на закупку, счета на оплату не вводят, по ним просто платят, а куда потом счета деваются я и не в курсе
Если счет-фактура например долго идет попочте, то снабженцы просят выслать СФ факсом и финансисты принимают его в работу, делая пометку "факсовый".

[sim]

Спасибо, Доцент!
В-общем, все понятно... кроме некоторых мелочей.

[sim]

Доц!
Вот еше вопрос: а проводки (ТХО) к чему вяжете - к накладным или ордерам?

[dozent]

ТХО и по отгрузке, и по приему товаров и услуг привязываем к накладным (актам).

[tttt]

А у вас нет проблем при оплате валютных ДО?
Например, когда ДО июльское, а платежный документ августовский. У нас в этом случае сумма в рублях в оплате считается по курсу даты ДО, а надо по курсу даты платежки.
Какие в Галактике есть настройки по этому поводу?

[Andrey]

Добрый день.
Татьна Ник: а у вы случаем не заполняте поля "Дата цен" и "Курс на..." в расширенной информации к ДО на закупку?
Документы на закупку, в основном, вводят те службы, которые покупают эти МЦ или услуги. А по услугам еще и бухгалтерия.В АСУ вводим документы на закупку только по удаленному подразделению, на которм нет еще галактики, скоро исправим.

[Deinis]

2 Татьяна Ник

Мы тоже сталкивались с этой проблемой.
Andrey правильно говорит, "очистите" это поле "Дата" в ДО. И увидите результат.
Чтобы вы поверили, поставьте курсор на это поле и нажмите F1

[ecasoft]

>>дата цен в ДО
>>Какие в Галактике есть настройки по этому поводу?

Настройки есть: ставить по дате ДО, запрашивать пользователя.

Вообще, не очень понятно. Как в ДО сделать по дате платежки, если ДО формируется раньше платежки и не знаешь когда платежка вообще?
Да никак не поставишь. Поэтому ставят по дате ДО.
Вообще, в Галактике принцип очень простой..документы вводятся так как есть, без хитростей. А их анализ уже надо делать с учетом разных особенностей. Над документами лучше не мудрить, а мудрить над анализом.ведь проблемы не с документами, а проблемы с анализом же.

[Seybukan]

Полагаю речь идет о валютно-рублевой сделке.
Если так, то ДО надо делать вал-НДЕ.
В расширенной откроется поле курс на дату!
Только лишь это поле и только оно может повлиять на курс в платежке!
Причем даже при выборе ДО в платежке - Курс по любому стоит на дату платежа (вернее валютная сумма по курсу на дату платежа) не зависимо от того в ДО проставолен курс на дату или непроставлен.

Реально же этот курс повлияет только на закрытие обязательства по ДО. То есть это конкретно видно в распределении платежа по ДО - тама видать какой курс: на дату платежа или из ДО. Дык вот если тутава стоит курс из ДО, значит 100% у Вас проставлен курс на дату в ДО.
Такую ситуацию следует применять только если курс обязательства зафиксирован жестко (оплата по курсу на день отгрузки или по жестко зафиксированному курсу).
Поле дата цен влияет только на ценовую политику, а именно как сформируется отгрузка. И не имеет ни какого отношения к платежу.

[tttt]

Да, мы это сами увидели, но все равно всем спасибо. Какие вы умные, мальчики...